Diálogos Revista Electrónica de Historia
E-ISSN: 1409-469X
historia@fcs.ucr.ac.cr
Universidad de Costa Rica
Costa Rica
Cabezas Bolaños, Esteban
El papel de la archivística en la nueva sociedad de la información
Diálogos Revista Electrónica de Historia, vol. 1, núm. 2, enero-marzo, 2000, p. 0
Universidad de Costa Rica
San Pedro de Montes de Oca, Costa Rica
Disponible en: http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=43910206
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El papel de la archivística en la nueva sociedad de
la información
Esteban Cabezas Bolaños
En los últimos años y ante el avance progresivo de una nueva sociedad de la
información se ha experimentado una serie de cambios y transformaciones
producto de las nuevas tecnologías, que han promovido en millones de
personas, hogares y oficinas, una comunicación electrónica mediante
estándares universales y abiertos.
Esta nueva tendencia ha generado que en aquellas empresas e instituciones
generadoras de información como son archivos, bibliotecas y centros de
documentación cambien sus estrategias y se adapten a las nuevas
tecnologías.
La archivística moderna se concibe como una ciencia que estudia la
naturaleza de los archivos, su organización, los principios para su
conservación y los medios para prestar un servicio. Tradicionalmente se ha
considerado que el manejo de información en instituciones públicas y
privadas se centran en aquellas etapas archivísticas de gestión y archivo
central para la documentación de carácter administrativo y una vez que a
adquirido valor científico cultural, se envía a su destino final en los archivos
históricos, siempre basado en su procedencia y organicidad institucional.
Este modelo a empezado a manifestar señales de agotamiento y desgaste
ante las nuevas tendencias mundiales en el ámbito económico y político, y al
rápido avance de la tecnología que ha generado un cambio en los soportes
tradicionales el cual ha demandado un nuevo tratamiento archivístico ante
las exigencias de una nueva sociedad dependiente de información.
La sociedad de la información está unida a dos fenómenos que son: cultura
y educación, las cuales deben darle un amplio apoyo que le permita su
inserción en las diferentes actividades de una sociedad. El que una
colectividad se inserte en la sociedad de la información dependerá de estos
dos factores y nunca por medio de imposiciones políticas o demagógicas.
Al hablar de esta nueva sociedad aceptamos que el motor es la información,
sin descuidar otras actividades como las agrícolas e industriales que han
generado y requerido información.
Lo anterior es un proceso que suma dos niveles educativos y culturales que
se separan en dos ideas;
1. Información: es el primer peldaño para llegar al conocimiento, se
registra en un medio que puede ser físico o electrónico.
2. Conocimiento: lo que adquiere, posesiona y procesa la información
que se aplica o permite generar nuevo conocimiento.
Ambas ideas requieren de funciones mentales específicas de reflexión y
observación. La información debe saberse usar porque el estudio, la crítica y
el análisis de estos datos crearán un nuevo conocimiento que puede generar
poder.
La información custodiada en los archivos tiene un valor y se debe hacer un
esfuerzo para que el usuario la valore y de una retribución por ella. De esta
manera, para obtener acceso a la sociedad de la información el Estado debe
hacer un gran esfuerzo para que todo el conocimiento se distribuya en forma
equitativa a todos los niveles de la sociedad.
Lo anterior nos lleva a tomar en cuenta el proceso de globalización el cual
rompe con los conceptos de centralización administrativa, fronteras,
divisiones políticas y culturales imponiéndonos una sola cultura mundial.
Este concepto junto a la creación de grandes áreas comerciales ha generado
que el manejo de información en el ámbito interno de una empresa o
institución y su relación con otras deba ser ágil, eficiente y competitivo.
En este campo las nuevas tecnologías han contribuido a acelerar aun más
estas tendencias a través de mecanismos como la Internet que nos permite
comunicarnos a nivel mundial, la extranet que es la interacción entre
diferentes empresas y la intranet que es la comunicación entre los
individuos de una misma compañía.
Lo anterior nos debe llevar a replantear la posición del archivista y el
tratamiento archivístico dado en la documentación tanto en instituciones
públicas como en la empresa privada. Los nuevos cambios demandan al
archivista poder ofrecer información no sólo a la administración interna sino
también a otras instituciones o empresas que a través de medios
electrónicos solicitan información de una manera ágil e inmediata.
La información no sólo define y agiliza las relaciones entre los diversos
sectores en una cadena de investigación, sino que en muchos negocios
constituye la base de la ventaja competitiva, incluso cuando la información
es completamente trivial y el producto o servicio es físico. Lo anterior genera
que un manejo de información eficiente marque la diferencia entre la ventaja
productiva sobre la competencia o la pérdida de mercados.
Es importante dejar claro que la archivística debe abandonar sus áreas de
trabajo tradicional, relegadas en aquellas oficinas públicas productora del
patrimonio documental nacional. Ante los cambios que se perfilan para los
próximos años se debe ampliar las expectativas de acción a las empresas y
corporaciones privadas y generar un manejo de información que facilite su
trámite administrativo, la toma de decisiones y las estrategias de mercado.
Las compañías, instituciones o sociedades son empresas de información
que en función de sus actividades no solamente generan documentación
que atestigua sus actividades e historia institucional, sino que recibe y
produce una cantidad de información que le permite desembolverse en un
mundo cada vez más agresivo y competitivo. Ante esto la archivística tiene
una gran ventaja sobre las otras ciencias de la información y es su carácter
de exclusividad.
Cuando un usuario busca información en una biblioteca o en un centro de
documentación, sabe que si el servicio no es eficiente o de su agrado podrá
conseguir dicho material en otro centro de información cercano o por la
Internet. Por el contrario, al solicitar documentación en un archivo sabe que
es única y que solo allí la podrá encontrar, de manera que si el servicio no es
ágil o eficiente le quedará dos caminos, abandonar su proyecto o resignarse
y armarse de paciencia.
Esta situación es promovida por muchos archivistas quienes elaboran
instrumentos descriptivos deficientes alegando que la responsabilidad de
búsqueda e investigación está en el usuario, generando a largo plazo la
creación de archivos que no estarán adaptados a los nuevos cambios y
requisitos que la futura sociedad mundial exige.
Para poder enfrentar estos cambios la archivística debe tomar en cuenta las
demandas de información del cliente, de manera que el archivista interactúe
con personas, lugares, circunstancias y actividades, que generen un
sentimiento de lealtad y dependencia por parte del usuario hacia el archivo.
Para ello es importante crear una estrategia de divulgación que le permita al
usuario manipular un proceso de búsqueda menos complicado, más
conveniente, menos costoso y más amigable.
Las anteriores son estrategias por las cuales los archivistas se verán en la
obligación de interactuar con otras áreas de las ciencias de la información,
de manera que la mejor forma de mantener la atención del usuario es
creando una estrategia que se basen en la diferenciación: ofrecer algo que el
usuario valore y la competencia no tenga.
De esta manera la archivística podrá ser una pieza fundamental en la
sociedad de la información no sólo generando documentación que atestigua
las actividades e historia de una sociedad, sino un organismo vivo que
recibe y produce una cantidad de información que le permita desenvolverse
en un mundo cada vez más competitivo y cambiante.
También nos permite perpetuar el conocimiento que la sociedad ha
generado con el fin de alcanzar un mayor bienestar social. Pero, para que
todo ello se cumpla la sociedad de la información requiere altos niveles de
alfabetización, hábitos de lectura y ámbitos de uso intensivo de información.
